เวทีปัญญา
สัมมนาวาที ครั้งที่ 15
การบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต
...ราชการไทยพร้อมรับมืออย่างไร
เมื่อวันที่
26 มกราคม 2554 สำนักงาน ก.พ.ร. โดยสำนักบริหารการเปลี่ยนแปลงและนวัตกรรม
จัดการประชุมสัมมนาเวทีปัญญา
สัมมนาวาที ครั้งที่ 15 เรื่อง การบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต...ราชการไทยพร้อมรับมืออย่างไร โดยมี นางสุพรรณี
ไพรัชเวทย์ ที่ปรึกษาการพัฒนาระบบราชการ
สำนักงาน ก.พ.ร. ให้เกียรติเป็นประธานกล่าวต้อนรับและเปิดงาน ณ ห้องบุหงา
โรงแรมโกลเด้น ทิวลิป ซอฟเฟอริน (โรงแรมเรดิสันเดิม)
นางสุพรรณี ไพรัชเวทย์ ที่ปรึกษาการพัฒนาระบบราชการ
กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้ว่า
เป็นการส่งเสริมให้ส่วนราชการสามารถแก้ปัญหาต่างๆ
ภายใต้ภาวะวิกฤตหรือภาวะฉุกเฉินได้อย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่องด้วยกระบวนการ Business
Continuity Management (BCM) ซึ่งเป็นแนวคิดกระแสใหม่ที่สะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพของการบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องภายใต้ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
โดยการเตรียมแผนรองรับเพื่อป้องกันและแก้ปัญหาในภาวะวิกฤต
รวมทั้งซ้อมแผนให้เป็นไปตามที่ได้วางไว้
การประชุมสัมมนาฯ
ครั้งนี้ ได้รับเกียรติจาก นายกุลเวช เจนวัฒนวิทย์และ นางสาว วิไลพร
ทวีลาภพันทอง จากบริษัท
ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส จำกัด ในหัวข้อการบรรยายเรื่อง การบริหารจัดการองค์กรอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต Business
Continuity Management (BCM)
นายกุลเวช
เจนวัฒนวิทย์ กล่าวถึง
ความสำคัญของการบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤตว่า ในช่วง 2 -
3 ปีนี้ ประเทศไทยมีเหตุการณ์ต่างๆ เกิดขึ้น ดังนั้น กระบวนการ Business
Continuity Management (BCM) จึงเป็นแนวทางการบริหารจัดการแก้ปัญหาต่างๆ
ในองค์กรท่ามกลาง การเปลี่ยนแปลง
ซึ่งผู้บริหารองค์กรจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการระบบที่สำคัญในองค์กร
โดยมีแผนฉุกเฉินที่ทำให้การปฏิบัติงานสามารถดำเนินต่อไปได้
และไม่ก่อให้เกิดความเสียหายทั้งทางตรงและทางอ้อม
นางสาววิไลพร
ทวีลาภพันทอง กล่าวว่า โดยทั่วไปมักเข้าใจว่า
การบริหารจัดการองค์กรอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต
เป็นเพียงแผนการกู้ระบบเทคโนโลยีขององค์กร
หรือแผนรองรับกรณีฉุกเฉินสำหรับองค์กรใหญ่เท่านั้น
ซึ่งการบริหารจัดการองค์กรอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต หมายถึง
การบริหารจัดการในทุกด้าน เพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ ประกอบด้วย 4
ขั้นตอน ดังนี้ 1) การประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยง 2)
การบริหารเหตุวิกฤต (Crisis Management) ต้องคำนึงถึงคนเป็นอันดับแรก
รองลงมา คือ โครงสร้างพื้นฐาน 3) การกู้คืน (Recovery) 4)
การกู้คืนสู่ภาวะปกติ (Restoration)
สำหรับการเขียนแผน BCM ที่ดี ควรเขียนให้สั้นและกระชับ
โดยเขียนเป็น checklist เพื่อสะดวกในการใช้งาน
รวมทั้งมีการซักซ้อมตามแผนที่ได้เขียนไว้อย่างสม่ำเสมอ โดยก่อนการเขียนแผน
BCM ต้องวิเคราะห์ผลกระทบที่เกิดขึ้นทั้ง 5 ด้าน ดังนี้ 1)
ผลกระทบต่อสถานที่ปฏิบัติการหรือโครงสร้างพื้นฐาน 2) ผลกระทบต่อระบบงาน
(Applications) 3) ผลกระทบต่อบุคลากร 4) ผลกระทบต่อห่วงโซ่การปฏิบัติงาน
(Supply chain) 5) ผลกระทบต่อคู่ค้าสำคัญ จากนั้นจึงวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ(Business
Impact Analysis: BIA)
โดยวิเคราะห์กิจกรรมที่มีความสำคัญต่อธุรกิจในอันดับแรกๆ
เพื่อประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่องค์กรต้องหยุดชะงัก เช่น
กำหนดระยะเวลานานที่สุดที่ยอมให้การปฏิบัติการขององค์กรหยุดชะงัก
ระยะเวลานานที่สุดที่ต้องทำการกู้คืนกระบวนการดำเนินการต่อไปได้ภายหลังเกิดเหตุการณ์
นอกจากนี้ยังมี แนวทางการกำหนดกลยุทธ์กู้คืน โดยเลือกใช้กลยุทธ์กู้คืนธุรกิจที่เหมาะสมตามข้อมูลที่ได้จาก
BIA การกำหนดกลยุทธ์ด้านบุคลากร สถานที่ เทคโนโลยี ความปลอดภัย คู่ค้า
และผู้เกี่ยวข้อง
การกำหนดทรัพยากรและความต้องการขั้นต่ำสำหรับการกู้คืนที่เชื่อมโยงกัน
และการดำเนินการวิเคราะห์ต้นทุน (cost-benefit) รวมทั้งมี วิธีการทดสอบแผน ดังนี้
การซ้อมการแจ้งเตือนเหตุฉุกเฉินตามลำดับขั้น (Call Tree) การทดสอบ IT
Disaster Recovery การทดสอบแบบ Desktop Walkthrough
และการทดสอบแบบจำลองสถานการณ์จริง (Crisis Simulation Exercise)
ปัจจุบัน คนส่วนใหญ่คิดว่าการบริหารจัดการวิกฤต ขึ้นอยู่กับคน
5% โครงสร้างพื้นฐาน 15% และแผน 80% ในขณะที่ข้อเท็จจริงของการบริหารจัดการวิกฤตขึ้นอยู่กับคน
60% โครงสร้างพื้นฐาน 35% และแผน 5% ดังนั้น
สิ่งที่องค์กรต้องดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องกับคน คือ
การกำหนดสายบังคับบัญชาและให้อำนาจการตัดสินใจที่ชัดเจน
มีระบบการสื่อสารในช่วงวิกฤตอย่างมีประสิทธิภาพ
มีทีมงานที่ได้รับการฝึกฝนอย่างดีและมีความสามัคคีกัน
ในขณะที่โครงสร้างพื้นฐานจำเป็นต้องกำหนดให้สถานที่ตั้งสำรองไม่ควรอยู่ใกล้สถานที่หลักมากเกินไป
มีการจัดการด้านการขนส่งที่ดี การเข้าถึงด้านการสื่อสารและการออกแบบด้าน
IT สามารถปรับรับกับสถานการณ์ ในด้านการวางแผนนั้น
ต้องมุ่งเน้นกระบวนการที่จำเป็นต้องทำให้เข้าใจง่ายและกระชับ
มีการประสานงานกับท้องถิ่นภาครัฐและหน่วยงานกำกับดูแลที่เกี่ยวข้อง
มีบทบาทหน้าที่ชัดเจน มีแผนการเคลื่อนย้ายคน
รวมทั้งทดสอบและปรับปรุงแผนอย่างสม่ำเสมอ
โดยเฉพาะกำหนดเบอร์ติดต่อไว้สำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินด้วย
ส่วนธุรกิจที่มีความสำคัญต่อโครงสร้างพื้นฐานของประเทศไทยในภาวะวิกฤต
ได้แก่ (1) กลุ่มไฟฟ้า พลังงาน และทรัพยากรธรรมชาติ (2) กลุ่มเกษตรกรรม
อาหาร น้ำ และยา (3) กลุ่มการเงิน การคลัง การธนาคาร การประกันภัย
และหลักทรัพย์ (4) กลุ่มสื่อสาร โทรคมนาคม ขนส่ง และสื่อสารมวลชน (5)
กลุ่มข้อมูลสารสนเทศ และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (6)
กลุ่มความมั่นคงของประเทศ (7) กลุ่มความสงบสุขของสังคม และ (8)
กลุ่มองค์กรภาครัฐ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาล
ซึ่งถ้าธุรกิจใดอยู่ในขอบเขตของธุรกิจดังกล่าว จำเป็นต้องทำแผน BCM
ที่คำนึงถึงผลกระทบของประเทศ
เพื่อประเมินความต้องการของประชาชนอย่างต่อเนื่อง
ทำให้สามารถเข้าถึงประชาชนที่เดือดร้อนได้มากที่สุด
โดยรัฐบาลควรสร้างเครือข่ายเพิ่มเติม
และมีกลยุทธ์ที่มีความยืดหยุ่นต่อการปรับตัวเข้ากับขั้นตอนต่างๆ
ในการช่วยเหลือได้ง่าย
จากนั้นเป็นการเสวนาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในหัวข้อ การบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤต...ราชการไทยพร้อมรับมืออย่างไร โดย นายกุลเวช เจนวัฒนวิทย์ และ นางสาววิไลพร
ทวีลาภพันทอง จากบริษัท
ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส จำกัด ดำเนินการอภิปรายโดย นายอนุชิต
ฮุนสวัสดิกุล ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านการพัฒนาระบบราชการ
สำนักงาน ก.พ.ร.
นางสาววิไลพร
ทวีลาภพันทอง ได้ยกตัวอย่างรัฐบาลชุดใหม่ของประเทศอินโดนีเซียว่า
ให้ความสำคัญกับการทำ BCM
และการปฏิรูปกฎหมายปรับปรุงโครงสร้างของหน่วยงานทั้งระบบ
โดยแต่งตั้งหน่วยงานกลางในการบริหารจัดการสถานการณ์ที่กระทบต่อประเทศ
ให้ขึ้นกับนายกรัฐมนตรีโดยตรง และกล่าวถึงขั้นตอนในการทำ BCM ว่า
ขั้นตอนแรกต้องให้ความรู้เบื้องต้นทาง BCM ก่อน
และจัดลำดับกิจกรรมที่มีความสำคัญต่อองค์กร
พร้อมทั้งวิเคราะห์ผลกระทบต่อองค์กรที่อาจจะเกิดขึ้นทั้ง Cause/Effect
เนื่องจากความเสี่ยงจะเกิดขึ้นกับเราทุกวัน แต่ BCM
เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ดังนั้น
เราจึงต้องคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า
เพื่อเตรียมรับมือกับสถานการณ์เหล่านั้น
นายกุลเวช
เจนวัฒนวิทย์ กล่าวว่า องค์กรต้องรู้ก่อนว่า
อะไรคือ Core ขององค์กร แล้วจึงวิเคราะห์ผลกระทบ และทำแผน BCM
โดยหมั่นทดสอบแผนที่วางไว้อย่างสม่ำเสมอ
เมื่อองค์กรได้รับผลกระทบจะทำให้สามารถกลับสู่ภาวะปกติได้อย่างรวดเร็ว
ลลิดา (สลธ.) / ข่าว &
ภาพ
วสุนธรา (สลธ.) / รายงาน
กลุ่มสื่อสาร ฯ / จัดทำ
เผยแพร่ข้อมูลเมื่อ 1 มีนาคม 2554 11:56:01 ปรับปรุงข้อมูลล่าสุดเมื่อ 1 มีนาคม 2554 11:58:31
