สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.ร. จัดอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

   สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.ร. จัดอบรมเชิงปฏิบัติการ
เรื่อง การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

เมื่อวันที่ 11 กันยายน 2552 สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.ร. ได้จัดการอบรมเชิงปฏิบัติการหลักสูตรการบริหารงานสมัยใหม่ ประจำปี 2552 เรื่อง การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ณ ห้องกิ่งทอง โรงแรมเอเชีย โดยการอบรมครั้งนี้มี คุณสุธรรม ส่งศิริ ที่ ปรึกษาสถาบันส่งเสริมการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี เป็นวิทยากรบรรยาย ซึ่งการอบรมดังกล่าวเป็นหนึ่งในการอบรมเชิงปฏิบัติการ หลักสูตรการบริหารงานสมัยใหม่ ประจำปี 2552 ที่สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.ร. จัดขึ้นในปีนี้ รวม 3 หลักสูตร ได้แก่ องค์การขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization - HPO) การตลาดสำหรับภาครัฐ (Marketing in Public Sector) และ การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

         ใน การอบรมครั้งนี้ คุณสุธรรมได้ถ่ายทอดแนวคิดและประสบการณ์เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารการเปลี่ยน แปลง ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นรอบตัว และก้าวไปสู่เป้าหมายขององค์กรได้ โดยกล่าวถึงธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารการเปลี่ยนแปลง การกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งกระบวนที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงบรรลุเป้าหมาย

         คุณสุธรรมกล่าวถึงความหมายของการเปลี่ยนแปลงว่า เป็นสภาพที่เปลี่ยนจากเดิมไปสู่สภาพใหม่ และการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ก็ คือ การรับเอาความคิดใหม่ ๆ แล้วนำมาใช้หรือปฏิบัติเพื่อให้เกิดพฤติกรรมใหม่ในองค์กร ซึ่งเหตุผลและความจำเป็นที่ทำให้องค์การต้องมีการบริหารการเปลี่ยนแปลงนั้น มีอยู่หลายเหตุผล อาทิ การเปลี่ยนแปลงของโลกที่เกิดขึ้นตลอดเวลา นโยบายรัฐบาลและความต้องการของสังคมที่เปลี่ยนแปลงไป การปรับโครงการองค์กรและการเปลี่ยนผู้นำองค์กร รวมไปถึงการปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและความต้องการของ ผู้บริหารหรือลูกค้า หรือเพื่อสร้างคุณค่าให้กับองค์กร

           ทั้งนี้ การเปลี่ยนแปลงมี 2 ลักษณะ คือ การเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป (Incremental Change) และ การเปลี่ยนแปลงสู่รูปแบบใหม่ (Transformation Change) ซึ่งปัจจัยหลักที่เป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง คือ ความรู้สึกภายใน ดัง นั้น จะต้องก่อความรู้สึกภายในของคนในองค์กรให้รู้สึกเห็นด้วย มีความเชื่อ และมุ่งมั่นที่จะเปลี่ยนแปลง จึงจะทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นสัมฤทธิ์ผลได้

           8 กระบวนการสำหรับการนำเพื่อการเปลี่ยนแปลงองค์กร

            1. สร้างความรู้สึกเร่งด่วน (Establish a Sense of Urgency) เช่น การชี้ให้เห็นวิกฤตการณ์ที่มีผลกระทบอย่างรุนแรงต่อองค์กร ขจัดสิ่งที่เป็นสัญญลักษณ์ของความมีอภิสิทธิ์/ความฟุ้งเฟ้อ เปลี่ยนเป้าหมายเดิมที่ไม่สามารถบรรลุได้ด้วยการดำเนินธุรกิจแบบเดิมที่เป็น อยู่ และการส่งข้อมูลเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้า และผลการดำเนินงานด้านการเงินไปยังพนักงานให้มากขึ้น ทั้งนี้ จะต้องจัดลำดัความสำคัญว่าเรื่องใดเป็นความรู้สึกที่ต้องเร่งสร้างก่อน

           2. สร้างทีมงานและแนวร่วมในการนำการเปลี่ยนแปลง การ เปลี่ยนแปลงจะประสบความสำเร็จได้ ผู้บริหารสูงสุดจะต้องเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง และแนวร่วมจะต้องมาจากทุกส่วนในหน่วยงาน นอกจากนี้ ควรตั้งผู้นำหรือผู้ที่ได้รับการยอมรับจากพนักงานให้เป็นผู้นำการเปลี่ยน แปลง ซึ่งอาจมีหลายคนก็ได้ เนื่องจากผู้ที่ได้รับการยอมรับจากพนักงานนั้น แม้จะได้ไม่ได้อยู่ในสายงานบริหาร แต่เป็นผู้ที่คนอื่นเชื่อฟังและคล้อยตาม จึงควรให้บุคคลเหล่านี้มาร่วมเป็นทีมงานด้วย นอกจากนี้ ควรให้กำบังใจพนักงานที่ทำงานดีเพื่อให้เป็นตัวอย่างในการเปลี่ยนแปลงนี้ 

           3. การพัฒนาวิสัยทัศน์ร่วม (Develop a Share Vision)โดยกำหนดวิสัยทัศน์และถ่ายทอดให้พนักงานทราบว่าองค์กรควรจะเป็นอย่างไรและมี เป้าหมายอะไร รวมทั้งกำหนดแผนงานและกระบวนการที่จะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายและวัตถุ ประสงค์ขององค์กร ทั้งนี้ ควรเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการกำหนดวิสัยทัศน์และเป้าหมาย ประการสำคัญคือ จะต้องทำให้ทุกคนในองค์กรเห็นภาพเดียวกัน จากมุมมองเดียวกัน 

           4. การสื่อสารและถ่ายทอดวิสัยทัศน์เพื่อกระตุ้นให้เกิดการยอมรับ โดย การทำให้ทุกคนรู้ เข้าใจ และยอมรับ มิเช่นนั้นอาจจะทำให้เกิดการต่อต้านได้ ซึ่งการสื่อสารนั้นควรเรียบง่าย ใช้รูปแบบที่หลากหลาย ที่สำคัญจะต้องมีพลังและมีความต่อเนื่องสม่ำเสมอ รวมทั้งเปิดโอกาสและสนับสนุนให้เกิดการสื่อสารแบบสองทางซ้ำแล้วซ้ำอีก

           5. ขจัดอุปสรรคของการเปลี่ยนแปลง : มอบอำนาจ/กระจายความรับผิดชอบให้แก่พนักงาน โดย การประสานและสื่อสารอย่างจริงใจ เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง และอาจจัดให้มีการฝึกอบรมที่จำเป็นต่อการเปลี่ยนแปลง รวมถึงจัดให้มีการบริหารทรัพยากรบุคคลให้เข้ากับวิสัยทัศน์และโครงการ นอกจากนี้ หากจำเป็นก็อาจมีการปรับโครงสร้างองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และ สนับสนุนโครงการ/แผนการเปลี่ยนแปลง รวมไปถึงการใช้กฎระเบียบและวินัยจัดการกับผู้ที่ขัดขืน/ขัดขวางการเปลี่ยน แปลง และสนับสนุนผู้นำการเปลี่ยนแปลงให้ทำงานได้อย่างสะดวก

           6. สร้างความสำเร็จระยะสั้น (Generate Short-Wins) อย่าง ต่อเนื่อง เพื่อแสดงให้เห็นว่าความพยายามนั้นได้รับผลคุ้มค่า เช่น ให้รางวัลแก่ผู้นำการเปลี่ยนแปลง (Change Agent) เพื่อเพิ่มขวัญและกำลังใจ ปรับวิสัยทัศน์และกลยุทธ์เพื่อให้ได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพยอดเยี่ยม ฉลองความสำเร็จเป็นระยะ ๆ เพื่อให้เกิดแรงขับเคลื่อนอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ผู้บริหารระดับสูงที่เป็นเครือข่ายสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงจะต้องสนับสนุนและ ให้กำลังใจทีมงานที่กำลังทำงานเพื่อก่อให้เกิดผลสำเร็จเป็นระยะๆ (ระยะสั้น) เช่น การฉลองเมื่อจบโครงการย่อยแต่ละโครงการ

           7. ทำให้การเปลี่ยนแปลงที่ได้มามั่นคงขึ้น และก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น : อย่าหยุด! อย่ายอม! โดย การจ้าง/ค้นหาผู้ที่จะมาเป็นหลักสำคัญในการเปลี่ยนแปลง รวมถึงการเลื่อนตำแหน่งและการพัฒนาบุคลากร การเปิดโอกาสให้ผู้นำการเปลี่ยนแปลงเข้าร่วมโครงการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่า เดิม การสร้างแผนการเปลี่ยนแปลงในระยะต่อไป การสนับสนุน/ให้กำลังใจหัวหน้าหรือพนักงานเพื่อสร้างโครงการเปลี่ยนแปลงของ ตัวเอง

           8. ทำให้การทำสิ่งใหม่ ๆ ฝังอยู่ในวัฒนธรรมองค์กร โดย การแต่งตั้ง/สรรหาผู้นำองค์กร/ผู้บริหาร/หัวหน้าแผนกที่สามารถเสนอทิศทางของ กลยุทธ์ใหม่และสร้างวิสัยทัศน์ใหม่ การปรับปรุงผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นโดยยึดหลักประสิทธิภาพและการบริหาร จัดการที่ดี ซึ่งวัฒนธรรมใหม่นี้จะสร้างความยั่งยืนในประสิทธิภาพของการทำงานและสร้าง ขวัญกำลังใจให้พนักงานต่อไปอย่างยาวนาน

           ทั้งนี้ ในการเตรียมความพร้อมสู่การเปลี่ยนแปลงนั้น จะต้องรู้จักว่าองค์กรของตนเป็นแบบใด ระหว่าง 1) เครื่องจักร ที่สร้างขึ้นจากกลยุทธ์ที่ต้องการบรรลุเป้าหมาย โดยผลงานเกิดจากการวางแผน 2. สังคม/ชุมชน ที่มีอิทธิพล มีอำนาจ มีการต่อรอง และมีการแข่งขันเพื่อให้ได้มาซึ่งอำนาจ โดยผลงานหรือการกระทำจะเกิดจากอำนาจ หรือ 3) สถาบัน ซึ่งเป็นลักษณะขององค์กรภาคราชการส่วนใหญ่ กล่าวคือ มีระบบที่เป็นสัญลักษณ์ของตัวเอง ที่มีวัฒนธรรม ค่านิยม และแนวทางที่ใช้ปฏิบัติเป็นประจำ โดยผลงานจะเกิดจากอุปนิสัยตามวัฒนธรรม นอกจากนี้ จะต้องรู้จักวัฒนธรรมขององค์กร รวมทั้งรู้จักบุคลากรในองค์กร ว่าประกอบด้วยกลุ่มคนประเภทใดบ้าง เพื่อคิดเทคนิคการสื่อสารที่เหมาะสมกับบุคคลแต่ละกลุ่ม

           ในระหว่างการอบรม ได้มีการทำกิจกรรมกลุ่มย่อย เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้มีความเข้าใจถึงเทคนิคและกระบวนการในการบริหาร การเปลี่ยนแปลง เพื่อนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานต่อไป

วสุนธรา (สลธ.) / รายงาน