สัมมนาผู้ทรงคุณวุฒิ ด้านการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ เรื่อง การจัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ (Organization Improvement Tool Kits)

 สัมมนาผู้ทรงคุณวุฒิ ด้านการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ เรื่อง การจัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ  (Organization Improvement Tool Kits)

           

   เมื่อวันที่ 21 กรกฎาคม 2551 เวลา 15.45 น. นายสมภพ อมาตยกุล ประธาน อ.ก.พ.ร. เกี่ยวกับการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ได้เป็นประธานเปิดการประชุมสัมมนา และชี้แจงวัตถุประสงค์การจัด ประชุมสัมมนาผู้ทรงคุณวุฒิ ด้านการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ เรื่องการจัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ (Organization Improvement Tool Kits) ตามแนวทางการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ โดยมีผู้ทรงคุณวุฒิ ผู้บริหารสำนักงาน ก.พ.ร ผู้บริหารส่วนราชการ ผู้บริหารจากภาคเอกชน และที่ปรึกษาจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติเข้าร่วมสัมมนา ณ ห้องเรอนัว โรงแรมโนโวเทล สยาม

                                

             นายสมภพ อมาตยกุล ประธาน อ.ก.พ.ร. เกี่ยวกับการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ กล่าวว่า การจัดประชุมสัมมนาผู้ทรงคุณวุฒิด้านการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ เรื่อง การจัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ (Organization Improvement Tool Kits) ครั้งนี้ นับเป็นการประชุมสัมมนาครั้งที่ 3 ที่สำนักงาน ก.พ.ร. จัดขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดทำคู่มือแนวทางเกี่ยวกับการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ให้กับส่วนราชการ เพื่อนำไปใช้เป็นกรอบแนวทางในการพัฒนาองค์การ โดยที่ประชุมผู้ทรงคุณวุฒิได้มีมติร่วมกันให้สำนักงาน ก.พ.ร. จัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ (Organization Improvement Tool Kits) ตามแนวทางการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ซึ่งชุดเครื่องมือดังกล่าวประกอบด้วย คู่มือการพัฒนาองค์การรายหมวด หมวด 1 - 7 และในการประชุมสัมมนาผู้ทรงคุณวุฒิครั้งที่ 2 เมื่อวันที่ 2 พฤษภาคม 2551 ผู้ทรงคุณวุฒิได้พิจารณาและเห็นชอบกับคู่มือ หมวด 1 การนำองค์กร ซึ่ง นายพัฒนชัย กุลสิริสวัสดิ์ กรรมการผู้จัดการบริษัทชัยบูรณ์บราเดอส์ จำกัด เป็นเจ้าภาพในการจัดทำ รวมทั้งให้นำคู่มือดังกล่าวไปใช้เป็นต้นแบบของการจัดทำคู่มือหมวดอื่น ๆ ที่เหลือต่อไป พร้อมมอบหมายให้สำนักงาน ก.พ.ร. ไปจัดทำคู่มือดังกล่าว และนำมาเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาอีกครั้ง

             นายสมภพกล่าวต่อไปอีกว่า ขณะนี้สำนักงาน ก.พ.ร. ได้จัดทำคู่มือหมวด 2 - 7 เสร็จเรียบร้อยแล้ว โดยได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดียิ่งจากผู้ที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญในแต่ละหมวด รับเป็นเจ้าภาพในการจัดทำคู่มือ พร้อมขอให้ผู้ทรงคุณวุฒิทุกท่านได้ช่วยกันให้ความเห็นและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับคู่มือในแต่ละหมวด เพื่อที่จะได้ไปปรับปรุงให้คู่มือสมบูรณ์ยิ่งขึ้น      และชี้แจงถึงเอกสารประกอบการประชุมดังกล่าว ว่าเป็นเพียงร่างเท่านั้น ซึ่งแต่ละท่านสามารถให้ความคิดเห็นในการปรับปรุงได้อย่างเต็มที่ ทั้งนี้ หากจัดทำคู่มือแล้วเสร็จ จะได้นำไปเผยแพร่ให้ส่วนราชการนำไปใช้เป็นกรอบแนวทางในการปรับปรุงองค์การต่อไป

            

                      

             ต่อจากนั้น เป็นการนำเสนอคู่มือในแต่ละเล่ม ตั้งแต่หมวด 2 7 ตามลำดับ โดยผู้บริหารของส่วนราชการ ผู้ทรงคุณวุฒิ นักวิชาการ และผู้บริหารจากภาคเอกชน ต่างร่วมให้ข้อเสนอแนะ และวิธีการอันเป็นประโยชน์ต่อการจัดทำชุดเครื่องมือดังกล่าวได้อย่างดียิ่ง ซึ่งสรุปผลในที่ประชุมเบื้องต้นได้ ดังนี้ี้

           
           หมวด 2 การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ โดย รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์
หัวหน้าภาควิชาพาณิชยศาสตร์ และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

                 ความคิดเห็นในที่ประชุม

1. การวางแผนยุทธศาสตร์ต้องเน้นให้เห็นความเชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ระดับชาติ ระดับกระทรวง และลงสู่ระดับกรม มากกว่าการเริ่มต้นวางแผนยุทธศาสตร์จากฐานของกรม

2. ควรนำเสนอเทคนิค หรือแนวทางที่ใช้กลยุทธ์แบบพลิกโฉมองค์กร (Turn around Strategy)

                        3. การใช้เทคนิค SWOT ควรเน้นย้ำให้ใช้การวิเคราะห์บนข้อมูลจริง ทั้งปัจจัยภายในและภายนอก เป็นการกำหนดค่าคะแนน (rating scale) มากกว่าการวิเคราะห์แบบใช้ความรู้สึก

                        4. ควรเน้นย้ำให้เห็นความสำคัญของการสื่อสารทำความเข้าใจยุทธศาสตร์ เพื่อให้คนในองค์กรเกิดการยอมรับ
เนื่องจากหน่วยงานส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร

                                       

               หมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดย ผศ.ดร.วิพุธ อ่องสกุล อาจารย์คณะบริหารธุรกิจ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์

             ความคิดเห็นในที่ประชุม 

                         1. ควรนำหลักการจำแนกผู้รับบริการมาใช้ พร้อมชี้ให้เห็นประโยชน์ของการจำแนกผู้รับบริการ ว่ามีวัตถุประสงค์หลักเพื่อสร้างความพึงพอใจ และควรคำนึงถึงผู้รับบริการในอนาคตด้วย

                         2.  ภาครัฐควรมีวิธีการสำรวจความพึงพอใจมากกว่าการทำแบบสำรวจเพียงอย่างเดียว เนื่องจากการสำรวจบางครั้งเป็นการรับรู้ (Perception) มากกว่าเป็นสภาพการบริการที่แท้จริง เช่น กดปุ่ม หรือลูกบอลเขียว เหลือง แดง เพื่อบอกระดับความพึงพอใจ โดยสามารถใช้ในการปรับปรุงการบริการอย่างทันท่วงที

                        3.  ควรให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ Stakeholder Analysis รวมทั้งควรเพิ่มเติมเรื่องข้อมูลป้อนกลับ (Feedback loop)

                        4. ควรชี้ให้เห็นว่าการสำรวจความพึงพอใจเป็นเครื่องมือในการยืนยันว่าการให้บริการที่มีอยู่ ประชาชนคิดเห็นอย่างไร แต่การสำรวจความไม่พึงพอใจจะสำคัญกว่า เพราะจะทำให้ทราบโอกาสของการปรับปรุงได้อย่างดี

                        5. ปัจจุบันภาครัฐมักให้การบริการแค่ความต้องการพื้นฐานของประชาชนเท่านั้น แต่ในอนาคตภาครัฐจะต้องให้มากกว่าความต้องการพื้นฐาน Needs Requirement

                        6. กรณีศึกษาที่นำมาเป็นตัวอย่างในคู่มือควรเป็นหน่วยงานภาครัฐมากกว่าภาคเอกชน

               หมวด 4 การวัด การวิเคราะห์  และการจัดการความรู้ และหมวด 5 การมุ่งเน้น  ทรัพยากรบุคคล    
โดย นาวาอากาศโท บดินทร์ วิจารณ์ ประธานร่วมคณะเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท เอ ดี แอล ไอ จำกัด

                  ความคิดเห็นในที่ประชุม 

               หมวด 4

                        1. คู่มือควรเริ่มต้นไปทีละขั้น เพื่อให้เกิดความเข้าใจว่าการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ควรเริ่มต้นจากการจัดเก็บฐานข้อมูลก่อน และฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานนั้นมีคุณภาพหรือจัดเก็บ และจะนำข้อมูลเหล่านั้นมาประกอบการวางแผนยุทธศาสตร์อย่างไร

                        2. สิ่งที่ง่ายที่สุดในการวิเคราะห์ข้อมูลขององค์กร ซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณจำนวนมาก คือ การรู้จักใช้ Spread Sheet  เพียงแค่โปรแกรม Excel ก็เพียงพอต่อการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                        3. ควรแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของหมวด 4 ว่าสามารถเชื่อมโยงไปได้ทุกหมวดอย่างไร

                        4. คู่มือนี้เป็นการแนะแนวทางให้ส่วนราชการเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ซึ่งไม่ใช่คู่มือแบบ TQA หรือ MBNQA

                    หมวด 5

                        1.เป็นคู่มือที่ยังไม่เข้ากับบริบทการบริหารทรัพยากรบุคคลของระบบราชการไทย จึงควรปรับปรุงโดยเริ่มจากการศึกษาคู่มือ HR Scorecard ของสำนักงาน ก.พ.

                        2. สิ่งที่นำเสนอในคู่มือส่วนใหญ่นำมาปฏิบัติได้ยากสำหรับส่วนราชการ เนื่องจากตัวอย่างส่วนใหญ่ที่นำเสนอเป็นตัวอย่างจากต่างประเทศ

                        3. คู่มือทุกเล่มต้องมีลักษณะเป็น cook book แนะนำวิธีการที่เข้าใจง่ายและสามารถนำไปปฏิบัติได้

                            

              หมวด 6 การจัดการกระบวนการ  โดย รศ.รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม อ.ก.พ.ร. เกี่ยวกับการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ และอาจารย์ประจำคณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ 

              ความคิดเห็นในที่ประชุม

                        1. มีเครื่องมือมากเกินไป และบางเครื่องมือยากต่อการทำความเข้าใจ

                        2. เรื่องกระบวนการในหมวด 6 เป็นเรื่องสำคัญและเป็นเรื่องที่เป็นจุดอ่อนของ
ส่วนราชการ  ดังนั้น เมื่อส่วนราชการอ่านคู่มือแล้วควรนำไปใช้ได้

                        3. ควรนำตัวอย่างที่สำนักงาน ก.พ. เคยทำเรื่อง Re-engineering ที่สำนักงานประกันสังคมและกรมสรรพากรมาใช้เป็นตัวอย่าง จะได้เข้าใจง่ายขึ้น

                        4. เมื่อเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการในหมวด 6 มีจำนวนมาก อาจคัดเลือกเครื่องมือที่จะแนะนำให้กับส่วนราชการเป็นพิเศษ
           

               หมวด 7 ผลลัพธ์การดำเนินการ ซึ่งออกแบบโดย นายแพทย์สิทธิศักดิ์ พฤกษ์ปิติกุล ประธานร่วมคณะเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท เอ ดี แอล ไอ จำกัด แต่เนื่องจากท่านติดภารกิจสำคัญไม่ได้มาร่วมประชุม โดยมอบหมายให้  รศ.รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม เป็นผู้นำเสนอแทน

              ความคิดเห็นในที่ประชุม 

                        1. หมวด 7 ในคู่มือต้องการเน้นให้เห็นว่า  การประเมินผลลัพธ์จะเขียนคำตอบที่แท้จริงในการค้นหาโอกาสในการ
ปรับปรุง

                        2. ควรแปลตัวอย่างบางส่วนให้เป็นภาษาไทย

             จากข้อคิดเห็น และข้อเสนอแนะต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนมีความสำคัญและเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ซึ่งสำนักงาน ก.พ.ร. จะได้นำมาใช้ในการปรับปรุงการจัดทำจัดทำชุดเครื่องมือการพัฒนาองค์การ (Organization Improvement Tool Kits) ตามแนวทางการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ในหมวด 2 -7 ให้เกิดความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ เพื่อให้ส่วนราชการต่าง ๆ สามารถนำไปปรับใช้ในการพัฒนาปรับปรุงองค์กร ตามแนวทางการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐได้อย่างเหมาะสม ต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ
ต่อไป           

                          

                                                                 

กลุ่มสื่อสารฯ (สลธ.) / ข่าว & ภาพ
วสุนธรา & ภัทรพร ข. (สลธ.) / จัดทำ

 

 

---