ดร.สถิตย์ ลิ่มพงศ์พันธุ์

หน้าที่แรกของการเป็นผู้บริหารสูงสุด องค์กรก็คือ การสร้างผู้บริหารในลำดับรอง ลงไป ดังนี้สิ่งสำคัญในการบริหารองค์กร คือ การสร้างผู้บริหารขึ้นมาในองค์กร โดยกรมศุลการกรตั้งเป้าหมายไว้ว่า ข้าราชการระดับ 7 ขึ้นไปจะต้องเป็น นักบริหารโดยให้ข้าราชการระดับ 8 - 9 ได้เข้ารับการฝึกอบรมสัมมนาเกี่ยวกับ การบริหารจากวิทยากรทั้งไทย และต่างประเทศ สำหรับข้าราชการระดับ 7 นั้น ก็ได้จัดให้มีโครงการทางด้านการบริหารต่าง ๆ

เนื่องจากสิ่งสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรก็คือองค์กรนั้นจะต้องมีนักบริหาร ให้มาก ซึ่งผู้บริหารขององค์กรนั้นไม่ใช่เพียงหัวหน้าส่วนราชการเท่านั้น แต่รวมไปถึง ผู้อำนวยการสำนัก ผู้อำนวยการส่วนและ ผู้อำนวยการฝ่าย ดังนั้น จึงต้องพยายาม ปลูกฝังว่าทุกคนเป็นนักบริหาร             นอกจากนี้ในระดับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานนั้นก็จะเน้นในเรื่อง การบริหารเชิงสมรรถนะ (Competency Based Management) โดยกำหนดให้ชัดเจนว่าสมรรถนะหลักของบุคลากรที่องค์กรต้องการนั้น คืออะไร ทั้งสมรรถนะที่ทุกคนจำเป็นต้องมี และสมรรถนะที่จำเป็นตามหน้าที่ ที่รับผิดชอบรวมไปถึงสมรรถนะของนักบริหารด้วย

เหล่านี้คือแนวทางที่จะทำให้บุคลากรในองค์กรเป็นกำลังสำคัญ ในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่สุดก็คือ บุคลากรทุกระดับในองค์กรจำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงวิสัยทัศน์ และยุทธศาสตร์ขององค์กร ซึ่งเปรียบเสมือนเข็มทิศที่จะชี้นำการทำงาน ขององค์กรให้ไปสู่เป้าหมาย

คุณศิริพล ยอดเมืองเจริญ

            การบริหารบุคลากรนั้น ต้องให้ความสำคัญกับบุคลากรทุกระดับในองค์กร และบุคลากรในระดับ Top level ซึ่งได้แก่ อธิบดี รองอธิบดี ผู้อำนวยการกอง และผู้อำนวยการสำนัก ต้องทำตัวเป็นแบบอย่างที่ดี ซึ่งการจะพัฒนาตนเอง ให้แบบอย่างที่ดีในด้านใดนั้นจะต้องพิจารณา ความเหมาะสมและประยุกต์ให้เข้ากับองค์กรของตน

ทั้งนี้ โดยการพัฒนาผู้บริหารระดับกลาง ให้เป็น Top manager ให้ได้ และทำให้บุคลากร ระดับผู้ปฏิบัติงานเป็นตัวท้าทายผู้บริหารระดับ กลาง ยกตัวอย่างเช่น ในกรมการค้าภายใน มี ระบบพัฒนา Young talent โดยการพัฒนา และเพิ่มขีดความสามารถของตัวแทนบุคลากร รุ่นใหม่ที่มาจากทุกระดับ ทุกหน่วยงานภายใน องค์กรด้วยการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ ต่าง ๆ

เพื่อให้บุคลากร กลุ่มนี้ซึ่งเป็น Young talent สามารถพัฒนาตนเองไปสู่การเป็นผู้ บริหารระดับกลางได้ขณะเดียวกันก็เป็นการท้าทายให้ผู้บริหารระดับกลางต้องพัฒนา ตนเองเพื่อมิให้ถูกคลื่นลูกใหม่แซงหน้าไป

            นอกจากนี้สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือ การทำให้ผลงานปรากฏออกมา ให้เห็นเพื่อเป็นหลักฐานของผลการปฏิบัติงานซึ่งเกิดจากการผลักดันของบุคลากร ทุกระดับโดยมีเป้าหมายร่วมกัน ทั้งนี้ในการปฏิบัติงานนั้นจะต้องมีการฝึกฝนด้วยเพื่อ ให้เกิดการพัฒนาประกอบกับการมีเทคโนโลยีและระบบบริหารจัดการต่าง ๆ  เพื่อให้ เกิดการพัฒนาของบุคลากรทุกระดับในองค์กร

ดร.สถิตย์ ลิ่มพงศ์พันธุ์

            ผู้บริหารนั้นแตกต่างจากผู้นำ ซึ่งแน่นอนว่าผู้บริหารจะต้องมีความเป็นผู้นำ อยู่ในตัวด้วยทั้งนี้ความสามารถในการเป็นผู้นำนั้น นอกเหนือจาการบริหารจัดการงานตามที่ได้รับมอบหมายแล้ว จะต้องเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงด้วย ซึ่งจะทำให้เกิดความท้าทายดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้นำในโลกปัจจุบันก็คือการบริหารการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้องค์กรสามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้

ดร.สถิตย์ ได้หยิบยกผลงาน วิจัยของ Jim Kouzes และ Barry Posner ที่กล่าวถึง ลักษณะ 5 ประการ ของผู้นำที่ดี ซึ่งประกอบด้วย

1. Model the way : แสดง ความมุ่งมั่น ในสิ่งที่ต้องการจะทำ เพื่อเป็นต้นแบบให้ผู้อื่นได้ ดำเนินไป ในทิศทางเดียวกันและทำให้วิสัยทัศน์ และยุทธศาสตร์ที่กำหนดไว้เกิดผล สัมฤทธิ์อย่างแท้จริง

          2. Inspire share vision : เป็นนักคิดในการที่จะทำให้วิสัยทัศน์ของ องค์กรประสบความสำเร็จ รวมไปถึงการถ่ายทอดวิสัยทัศน์ขององค์กรลงสู่ วิสัยทัศน์ของหน่วยงานในทุกระดับเพื่อให้การดำเนินงานต่าง ๆ บรรลุวิสัยทัศน์ และยุทธศาสตร์เดียวกัน

          3. Challenge process : ต้องเข้าใจว่ากระบวนการที่ทำอยู่ในปัจจุบัน ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของประชาชนได้ตลอดเวลา และท้าทายตนเอง อยู่ตลอดเวลาว่าจะต้องปรับเปลี่ยน/พัฒนากระบวนการนั้นๆ เพื่อเกิดการบริการที่ดีขึ้นสำหรับประชาชน

          4. Enable others to act : ผู้บริหารในทุกระดับจะต้องสนับสนุน และพัฒนาผู้บริหารในระดับรองลงมารวมทั้งบุคลากรที่อยู่ในกำกับดูแลด้วย เพื่อให้บุคลากรมีความสามารถในการปฏิบัติงานในความรับผิดชอบของตนได้ ซึ่งหน้าที่ของผู้นำองค์กร คือ ต้องทำให้ทุกคนมีความสามารถในการปฏิบัติงาน ในหน้าที่ของตนเองได้

                    

            5. Encourage the heart : สร้างวัฒนธรรมองค์กร สร้างจิตใจ ที่ดีในการทำงาน มุ่งมั่น และผลักดันให้เกิดการทำงานร่วมกัน นำไปสู่การบรรลุ วิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์ขององค์กร ทั้งนี้หน้าที่หลักของผู้นำคือ การทำความเข้าใจกับเป้าหมายที่องค์กรกำลังจะเดินไป และสื่อสารให้คนในองค์กรรับทราบและเข้าใจ

            หน้าที่ที่สำคัญอีกประการหนึ่งของผู้นำคือ การวางแผนกลยุทธ์ และการแปลงยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ รวมทั้งการกำหนดตัวชี้วัดที่มีคุณภาพ สามารถวัดผลได้ว่าการปฏิบัตินั้น นำไปสู่ความสำเร็จของยุทธศาสตร์หรือไม่

คุณศิริพล ยอดเมืองเจริญ

           ผู้นำควรเป็นผู้ที่มีวิสัยทัศน์ มีความมุ่งมั่น เสียสละ และต้องแสดงออก ให้เห็นด้วยการกระทำมีการวางแผนวางกลยุทธ์ กำหนดทิศทางที่จะไปทั้งนี้ ความเป็นผู้นำนั้นไม่สามารถเลียนแบบกันได้ ซึ่งแต่ละองค์กรไม่สามารถนำรูป แบบของผู้นำที่เป็นตัวตายตัวแทนมาใช้ได้ หากแต่จะต้องปรับให้เหมาะสม กับองค์กรโดยพิจารณาจากบทบาท ภารกิจ กลุ่มเป้าหมาย และสภาพแวดล้อม ขององค์กร

นอกจากนี้ผู้นำยังจะต้อง มีความรู้ทั้งในเชิงกว้างและเชิงลึก เพื่อที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาและผู้ ใต้บังคับบัญชาเกิดความศรัทธา และความไว้วางใจ สิ่งสำคัญ อีกประการหนึ่งก็คือ ความสามารถ ในการสร้างปฏิสัมพันธ์ โดยเฉพาะ อย่างยิ่ง สำหรับกรมการค้าภายใน ที่จะต้องปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มเป้า หมายหลายกลุ่มที่มีความแตกต่าง กันทั้งด้านความคิด การศึกษา ฯลฯ

ซึ่งการปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมาย แต่ละกลุ่มก็จะต้องใช้เทคนิควิธีการ ที่แตกต่างกันไป ผู้นำจะต้องเป็นทั้งผู้ที่ เชี่ยวชาญหลายด้าน (Generalist) และ ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง (Specialist) เพื่อให้การบริหารจัดการเกิดผลลัพธ์ และเกิดการ พัฒนานอกจากนี้ก็ต้องประเมิน ตนเองว่ามีโอกาสและมีความสามารถ ที่จะทำอะไรได้บ้างจะทำให้สำเร็จได้อย่างไร   แต่หากทำไม่ได้ ก็ต้องยอมรับหาทางแก้ไข และปรับปรุงตนเองต่อไป

ดร.สถิตย์ ลิ่มพงศ์พันธุ์

            เรื่องของ Knowledge Management เป็นสิ่งสำคัญที่การบริหารจัดการองค์กรในยุคนี้ต้องมี ในอดีตนั้นจะให้ความสำคัญเฉพาะกับการบริหารในเชิงกายภาพ หรือการบริหารทรัพยากรที่มีอยู่และมองเห็นได้แต่“ความรู้” เป็นทรัพยากรที่มองไม่เห็น แต่เป็นสิ่งที่จำเป็น ซึ่งจะต้องมีระบบที่สามารถนำความรู้ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) ถ่ายทอดออกมาเป็นความรู้ที่สามารถแสดงออกและให้ผู้อื่นรับรู้ได้ (Explicit Knowledge)

            แนวคิดในการจัดการความรู้สามารถแบ่งได้ 4 ส่วน ดังนี้

            1. Knowledge Identification คือ การระบุว่าความรู้ที่จำเป็นสำหรับองค์กรคืออะไร โดยพิจารณาจากวิสัยทัศน์ และยุทธศาสตร์ขององค์กร

            2. Knowledge Elicitation คือ การแสวงหาความรู้ที่องค์กรต้องการเพื่อนำมาจัดการ

            3. Knowledge Dissemination คือ การกระจายความรู้

            4. Knowledge Utilization คือการนำความรู้ไปใช้ ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการจัดการความรู้ในองค์กร

                            

            การจะทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้นั้น ต้องอาศัยคุณลักษณะดังนี้

            “เริ่มต้นที่ใจ” กล่าวคือบุคลากรทุกคนในองค์กรต้องเปิดใจกว้าง เพื่อที่จะรับความรู้

            “ใฝ่พัฒนา” ปรารถนาที่จะเรียนรู้

            “ร่วมสานวิสัยทัศน์” (Share Vision) โดยความรู้นั้นจะต้องนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์

            “สร้างสรรค์เป็นทีม” (Team Learning) ต้องบริหารความรู้เป็นทีม แบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน

            “คิดเป็นระบบ” ต้องคิดถึงผลกระทบหรือผลลัพธ์สุดท้ายที่จะเกิดขึ้น

            องค์กรที่สามารถคุณลักษณะทั้ง 5 ประการ มาประกอบกับแนวคิดในการจัดการความรู้ จะทำให้องค์กรนั้นกลายเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ หรือ Learning Organization ได้

            ทั้งนี้ส่วนที่สำคัญของการจัดการความรู้ก็คือ จะต้องมีการจัดทำแผนการจัดการความรู้ และนำไปปฏิบัติให้เกิดผลอย่างเป็นรูปธรรม

คุณศิริพล ยอดเมืองเจริญ

            มุมมองของการจัดการความรู้ในองค์กรแบ่งเป็น Hardware Software และ Peopleware ซึ่งจะต้องจัดให้เป็นระบบและนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร และที่สำคัญจะต้องนำนโยบายหรือแผนการจัดการความรู้ไปปฏิบัติให้เกิดผลให้ได้ โดยจัดให้เป็นระบบและสร้างสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อกระบวนการจัดการความรู้

          ในการสร้างระบบของการจัดการความรู้นั้น องค์กรต้องดำเนินการด้วย ตัวเองให้ได้ และจะต้องสามารถนำข้อมูลความรู้ที่ได้ ไปปรับใช้ให้เข้า กับงาน รวมทั้งพัฒนาองค์กรให้เป็นองค์กรที่สามารถนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ และตอบ สนองความต้องการของกลุ่มเป้าหมายทุกกลุ่มให้ดีที่สุด

สำหรับการนำแนวคิดต่าง ๆ ในเรื่อง ของการจัดการความรู้ไปปรับใช้ ในองค์กรนั้น ควรจะเลือกทำในสิ่งที่ถนัด ที่สุดและเหมาะสม กับองค์กรที่สุดก่อน โดยเตือนตัวเองอยู่ตลอดเวลาว่ารูปแบบ และแนวคิดนั้นมีอยู่มากมาย แต่รูปแบบ หรือแนวคิดใดที่เหมาะสมกับองค์กร ก็ควรจะเลือกไปดำเนินการก่อน