'การวางแผน' เส้นทางสู่ความสำเร็จ |
เรื่องน่ารู้ฉบับนี้เป็นการนำเสนอเกร็ดความรู้ และเทคนิคเรื่องการบริหารจัดการกันบ้าง เป็นการนำเสนอความรู้และแนวความคิดที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน เืพื่อให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพ และนำผลงานที่มีคุณค่ามาสู่องค์กรของเราค่ะ โดยนำข้อมูลมาจาก CAT Telecom Magazine
|
เรื่องราวที่เราจะีมานำเสนอกันในวันนี้ เป็นเรื่องของ การวางแผน หรือ Planning ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการบริหารจัดการแบบดั้งเดิม หรือการบริหารจัดการแนวใหม่ ต่างก็จัดให้ "การวางแผน" เป็นเรื่องสำคัญในลำดับต้น ๆ ของวิธีการเข้าสู่เป้าหมายทั้งสิ้น เพราะการวางแผนอย่างมีระบบ เข้าใจง่าย ปฏิบัติได้จริง ก็จะเป็นเสมือนแผนที่ที่ช่วยให้เราสามารถไปถึงจุดมุ่งหมายได้อย่างราบรื่น และรวดเร็ว
|
| การวางแผน (Planning) คืออะไร? |
"การวางแผน" (Planning) ก็เหมือนกับการนำเอาความฝัน หรือสิ่งที่เราหวังอยากให้เป็น มาเชื่อมโยงกับสิ่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน ประเด็นสำคัญคือการวางแผนนั้นจะต้องไม่อยู่นิ่ง แต่พร้อมที่จะปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา เพื่อให้เข้ากับสถานการณ์และความเหมาะสม หากทำไปแล้วเห็นท่าว่าจะไม่ดี หรือมีปัจจัยต่าง ๆ มากระทบ เราอาจจะต้องเปลี่ยนเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ก็ได้ ซึ่งครั้งหนึ่ง ท่าน ก.พ.ร. ธรรมรักษ์ การพิศิษฎ์ เคยเขียนไว้ในบทความหนึ่งของหนังสือพิมพ์ประชาชาธุรกิจว่า การวางแผน หรือ Planning นั้น จะต้องปรับเปลี่ยนได้ ไม่ตายตัว มิฉะนั้น ก็จะกลายเป็นการวางแผนในกระดาษที่เรียกว่า 'แปลนนิ่ง' คือ 'นิ่ง' จริงๆ ตามความหมายในภาษาไทย |
|
วิธีการในการวางแผนนั้น โดยทั่วไปแล้ว จะมีอยู่ 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ การวางแผนจากข้างบนลงสู่เบื้องล่าง (Top-Down Process) และการวางแผนจากล่างขึ้นสู่ข้างบน (Bottom-Up Process)
วิธีแบบ Top-Down Process นั้น เป็นวิธีที่ทุกองค์กรใช้กันมานานแล้ว เป็นลักษณะการสั่งการจากด้านบน คือจากผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร หรือ CEO และให้ลูกน้องทำตามคำสั่ง ซึ่งมีข้อดีคือ การดำเนินการจะรวดเร็ว เบ็ดเสร็จ แต่ก็มีข้อเสียคือ แผนที่ได้นั้นจะไม่ได้รับแนวความคิดที่หลากหลายจากคนหลายกลุ่ม จากผู้ปฏิบัติงาน หรือจากประชาชนอย่างแท้จริง
วิธีแบบ Bottom-Up Process เป็นลักษณะของกระบวนการที่มาจากด้านล่าง ซึ่งก็คือการเข้ามามีส่วนร่วมของระดับผู้ปฏิบัติการ หรือจากประชาชนมากขึ้น ซึ่งจะทำให้มีข้อดีคือ ได้แผนที่ตรงใจคนทำงานหรือประชาชนมากกว่า แต่ก็อาจเกิดปัญหาได้เช่นเดียวกัน เพราะบางทีอาจจะทำอะไรไม่ได้เลย หากลูกน้องหรือประชาชนไม่เห็นด้วยมาก ๆ หรือมีการแบ่งกลุ่มการทำงานหรือกลุ่มของประชาชนขึ้นมา ทำให้เกิดความวุ่นวายได้
การวางแผนที่ดีนั้น ควรต้องมีความเหมาะสมกับสถานที่ สังคม และช่วงเวลา และบางครั้งอาจต้องนำทั้ง 2 วิธีมาผสมผสานกัน
|
| ลักษณะของแผนที่ดี |
"แผน" (Plan) คือ เอกสารที่จะมีการระบุอย่างชัดเจนว่า จะให้ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? อย่างไร? มีการประสานงานกันอย่างไร? ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง? เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
แผนที่ดีควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เข้าใจง่าย มีลักษณะยืดหยุ่น ง่ายต่อการดัดแปลงแก้ไขให้สามารถเข้ากับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตลอดเวลา แต่ต้องคำนึงอยู่เสมอว่า แผนที่ดีต้องสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง และต้องมีการดำเนินการอย่างต่อเื่นื่อง รวมทั้งมีการปรับปรุงให้เข้ากับยุคสมัยอยู่ตลอดเวลา |
|
อาจกล่าวได้ว่า 'แผนที่ดีนั้น ต้อง Dynamic' ซึ่งหากปล่อยให้แผนมีลักษณะเป็น Static หรือเป็นแผนที่นิ่ง ๆ ไม่มีการพัฒนาแล้ว กว่าจะสามารถดำเนินการได้แล้วเสร็จ เทคโนโลยี และสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ปัจจุบันนี้เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตลอดเวลา อาจทำให้ผลงานของคู่แข่งทิ้งห่างจากเราชนิดไม่เห็นฝุ่น หรืออาจจะผิดพลาดจากเป้าหมายไปมาก
ดังนั้น จึงต้องมีการวางแผนออกเป็นหลายระดับ ตามระยะเวลา เช่น การทำแผนประจำปี ซึ่งมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับความก้าวหน้าและสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป หรือกำหนดเป็นแผน 4 ปี หรือ แผน 5 ปี เช่น แผนการบริหารราชการแผ่นดิน หรือแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมเห่งชาติ หรือในบางครั้งอาจต้องมีการวางแผนในระยะยาวกว่านั้น เช่น แผนการจัดหาของการไฟฟ้าฝ่ายผลิต ซึ่งหากเกิดไฟฟ้าไม่พอใช้ ก็จะเกิดผลกระทบต่อประเทศมาก จึงต้องมีการวางแผนล่วงหน้าเป็นเวลานาน
ทั้งนี้ ก่อนจะทำการวางแผนได้นั้น จะต้องรู้ว่า วงจรของการบริหารแผน (Plan Cycle) เป็นอย่างไร ซึ่งการจะทำให้แผนที่ดีประสบความสำเร็จได้ จะต้องมีการบริหารแผนที่ดี ประกอบด้วย 3 ชั้นตอน ได้แก่
1. การวางแผน (Planning)
2. การปฏิบัติตามแผน (Plan Implementation)
3. การประเมินผล (Plan Evaluation)
จะเห็นได้ว่า จริง ๆ แล้ว การวางแผนนั้น เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการบริหารแผนนั่นเอง
|
| ขั้นตอนของการวางแผน |
|
โดยทั่วไปแล้ว การวางแผนอาจจะประกอบด้วย 8 ขั้นตอน ดังนี้
1. การเตรียมงาน
จะต้องทราบก่อนว่า เรากำลังทำอะไรอยู่? อะไรคือแหล่งข้อมูล? จะเก็บข้อมูลไ้ด้อย่างไร? ซึ่งอาจรวมไปถึงขั้นตอนของการออกแบบสอบถาม หรือการประชาสัมพันธ์ต่าง ๆ ด้วย
2. การศึกษาสำรวจข้อมูล
เมื่อทราบแล้วว่าเราจะหา้ข้อมูลได้อย่างไร จากไหนบ้าง ต่อไปก็คือ การไปเสาะสรรหาข้อมูลตามที่เราได้เตรียมไว้ ในขั้นตอนนี้อาจจะเป็นช่วงที่ต้องเสียเวลาพอสมควร เพราะบางครั้งข้อมูลที่ได้อาจมีความจำเป็นที่จะเกี่ยวข้องกับช่วงเวลา หรือฤดูกาล เช่น ข้อมูลด้านราคาสินค้าการเกษตร หรือราคาน้ำมัน ซึ่งฤดูกาล ภูมิอากาศ และภูมิประเทศมีผลกระทบเป็นอย่างมาก |
|
3. การวิเคราะห์ข้อมูล
เมื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนของการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งผลของการวิเคราะห์ข้อมูลนี้จะทำให้เราทราบถึงผลดี ผลเสียที่จะเกิดขึ้นในช่วงของการดำเนินงาน และภาพรวมที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด
4. การชี้สภาพปัญหา สาเหตุ และโครงสร้างปัญหา
เมื่อมองเห็นภาพรวมแล้ว เราจะต้องชี้ปัญหาให้ได้ว่า อะไรคือจุดอ่อนที่อาจจะทำให้งานล้มเหลว หรือไม่เข้าเป้าได้ และเราจะต้องมาพิจารณาในส่วนนี้ว่าเป็นความเสี่ยงหรือไม่ ซึ่งหลายครั้งมีความจำเป็นที่จะต้องให้น้ำหนักกับความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับการดำเนินงานด้วย
ทั้งนี้ ในส่วนของการวิเคราะห์ข้อมูล และการชี้สภาพปัญหา สาเหตุ และโครงสร้างปัญหานั้น อาจใช้วิธีการระดมสมอง ซึ่งวิธีที่หลายองค์กรนิยมใช้ในปัจจุบันก็คือ SWOT Analysis คือ การหาจุดแข็ง (Strength) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) และ เหตุคุกคาม (Threat)
5. แนวทางแก้ไขปัญหา
แนวทางการแก้ไขปัญหานั้นจะได้ออกมาเมื่อเรามองเห็นปัญหาแล้ว ซึ่งเราควรกำหนดวิธีการแก้ปัญหาไว้หลาย ๆ ทาง หลาย ๆ ระดับ โดยอาจจะจัดลำดับวิธีการออกมาอีกครั้งหนึ่ง แล้วลองวิเคราะห์ดูว่าวิธีไหนน่าจะดีกว่า หรือเป็นวิธีการที่น่าจะทำได้จริง |
6. การกำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
เป็นช่วงที่สำคัญ เพราะการกำหนดนโยบายจะเป็นช่วงของการกำหนดวิธีการ หรือแนวทางปฏิบัติ นโยบายจะเป็นตัวกำหนดวิธีการ กระบวนการต่าง ๆ หรือกำหนดโครงการต่าง ๆ เพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย หรือจุดมุ่งหมายส่วนรวมทั่วไปให้สอดคล้องกับการวางแผนตั้งแต่ต้น
7. การกำหนดแผนงานและโครงการ
เป็นสิ่งที่สะท้อนมาจากการกำหนดนโยบาย หากนโยบายดี ชัดเจน ก็จะทำให้แผนงานและโครงการต่าง ๆ ที่จะทำให้บรรลุเป้ามีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพด้วย
8. การอนุมัติแผน
แผนงานต่าง ๆ จำเป็นที่จะต้องได้รับความเห็นชอบ อาจจะจากกรรมการ ผู้ถือหุ้น ผู้บริหาร หรือถ้าเป็นแผนงานของหน่วยงานภาครัฐ ซึ่งเป็นแผนงานใหญ่และมีความสำคัญ ก็อาจจะต้องได้รับความเห็นชอบ หรือได้รับการอนุมัติจากคณะรัฐมนตรี หรือจากรัฐสภา |
 |
|
โดยสรุปแล้ว การวางแผนที่ดีประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้ว ซึ่งหากแต่ละขั้นตอนได้รับการเอาใจใส่ ใส่ใจ ดำเนินการด้วยความถูกต้องและเป็นระบบ การวางแผนก็จะประสบความสำเร็จ และบรรลุวัตถุประสงค์้ และอาจจะนำไปสู่การประสบความสำเร็จที่มากเกินมาตรฐาน หรือได้ตามระดับที่เราคาดหวังไว้ |
